Vedtaget af Cyklistforbundets hovedbestyrelse den 26. august 2023 og revideret oktober 2024. Forretningsordenen afløser den hidtidige af 21. november 2020.
Hent forretningsordenen i PDF
Forretningsordenen uddyber de bestemmelser, der er givet i Forbundets vedtægter § 14, stk. 3, jvf. §§ 17, 18, 19 og 20 (afdelinger) og § 22 (repræsentanter).
1. Indtil Hovedbestyrelsen (HB) har konstitueret sig efter valg på landsmødet, fortsætter de tidligere som hhv. næstformand og ansvarlig for bevillinger til lokalafdelinger valgte, såfremt de er genvalgt til HB og ikke er valgt som landsformand.
2. Umiddelbart efter landsmødet inviterer landsformanden via mail til hele HB kandidater til næstformand og ansvarlig for bevillinger til lokalafdelinger, såfremt posterne skal besættes. Næstformand og ansvarlig for bevillinger til lokalafdelinger vælges i lighed med landsformanden for en to-årig periode. Udgår næstformand eller ansvarlig for bevillinger til lokalafdelinger i valgperioden, vælges en ny på næstfølgende HB-møde. Der gives i den forbindelse en jobbeskrivelse og en angivelse af forventet tidsforbrug.
3. Det konstituerende møde i HB holdes senest 4 uger efter landsmødet.
4. På det konstituerende møde fremlægges kandidatliste. Under ledelse af landsformanden foretages afstemning om hver post for sig, idet landsformanden inden hver afstemning skaffer oplysning om, hvorvidt de foreslåede er villige til valg. Der er mulighed for at fremsætte yderligere forslag til kandidater under mødet. Valgene afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Valgene er skriftlige, hvis blot et enkelt HB-medlem ønsker det.
5. HB er loyal over for de beslutninger, som HB træffer.
6. Et nyt medlem, der er indtrådt i HB, skal ved sin underskrift på førstkommende HB-møde tiltræde forretningsordenen.
Landsformanden repræsenterer HB udadtil og indadtil. Landsformanden skal påse, at formaliteter, der kræves i lovgivning, Forbundets vedtægter og denne forretningsorden, overholdes – herunder, at årsrapporten med revisionspåtegning indsendes rettidigt til myndighederne. På hvert HB-møde orienterer landsformanden den øvrige HB om forhold af væsentlig betydning for Forbundet, som landsformanden måtte være blevet bekendt med siden forrige HB-møde.
1. HBs beslutninger viderebringes til Forbundet ved henvendelse fra landsformanden til direktionen. Forbundets medarbejdere i øvrigt kan ikke modtage instruktion fra et HB-medlem.
2. Landsformanden tilrettelægger og disponerer med bistand fra direktionen HB’s arbejde, herunder udarbejdelse af dagsordner for det enkelte møde, og vurderer sammen med direktionen, hvilke oplysninger og materiale der skal foreligge til brug for behandlingen af de enkelte dagsordenspunkter.
3. I landsformandens fravær træder næstformanden i enhver henseende i landsformandens sted.
1. HB fører tilsyn med Forbundets virksomhed og påser, at den ledes forsvarligt.
2. HB sørger for, at der i overensstemmelse med Forbundets formålsbestemmelse udarbejdes en målsætning og en strategi. HB skal påse, at målsætning og strategi implementeres og revideres, såfremt udviklingen gør dette påkrævet.
3. HB sørger for, at der udarbejdes en kommunikationsstrategi, der sigter mod størst mulig åbenhed i forhold til Forbundets interessenter og brugere, herunder aktiv brug af Forbundets hjemmeside.
5. Sekretariatet skal påse, at der løbende udarbejdes budgetter, som forelægges HB til godkendelse.
6. HB skal én gang årligt påse, at Forbundet i enhver henseende er forsvarligt og sædvanligt forsikringsdækket. Sekretariatet skal påse, at der indhentes relevante tilbud.
7. Én gang årligt tager landsformanden initiativ til, at der med eller uden ekstern bistand gennemføres en kortlægning af HB-medlemmernes kompetencer, der kan være relevante i forhold til arbejdet i HB.
1. Budgetudvalget (BU) har til opgave at behandle budgetansøgninger fra afdelinger og repræsentanter. BU består som minimum af den ansvarlige for bevillinger til lokalafdelinger og regnskabschef. Den ansvarlige for bevillinger til lokalafdelinger er født formand for udvalget.
2. Der kan bl.a. på opfordring fra medlemmer nedsættes andre udvalg under HB, når HB vurderer, at der er behov for et længerevarende fokus på et givent område. For at opnå den bedste udnyttelse af resurser og undgå dobbeltarbejde definerer HB i dialog med udvalgene den strategiske retning samt arbejds- og kompetenceområder for et udvalg. HB har den overordnede beslutningskompetence over et udvalg; dog skal udvalget høres, inden HB træffer en beslutning på udvalgets vegne. Hvert udvalg fordeler selv arbejdet blandt dets medlemmer.
3. I forbindelse med det første HB-møde efter landsmødet tilkendegiver de enkelte udvalg, hvilke medlemmer de består af, og om disse ønsker at fortsætte. Landsformanden kontakter udvalg, som ikke er repræsenteret ved HB-mødet, for at få status på udvalgets medlemmer.
4. Et udvalg kan i et vist omfang og efter nærmere aftale med HB få bistand fra sekretariatet. Referat fra udvalgsmøder skal sendes til deltagerne og HB senest 14 dage efter mødet og kan eventuelt offentliggøres på hjemmesiden. Udvalget inviterer med jævne mellemrum nye frivillige til at deltage i arbejdet. Et udvalg kan i god tid (senest tre uger inden, udgiften skal afholdes) søge om bevilling hos HB til dækning af udgifter, der ligger ud over mødeforplejning i Rømersgade eller overskrider 300 kr. Udvalgene indsender hvert år en rapport om deres arbejde i det forgangne år, inden udløb af 1. kvartal. Udvalg har mulighed for via sekretariatet at få udsendt deres årsrapport til landsmødedeltagerne.
5. HB kan ud over udvalg desuden nedsætte tidsafgrænsede ad hoc-grupper til udførelse af konkrete arbejdsopgaver. Ved nedsættelse af en ad hoc-gruppe defineres samtidig opgaven, deadlines og eventuelt budget samt det ansvarlige HB-medlem. Øvrige frivillige inviteres til at deltage i ad hoc-gruppen.
6. Der henvises til Forbundets rejsepolitik vedrørende dækning af rejser og evt. ophold i forbindelse med møder. Der kan derudover gives tilskud til konferencedeltagelse el.lign. for HB-medlemmer efter ansøgning til HB inden konferencen/mødet.
7. Hvis der er ydet tilskud til HB-medlemmers deltagelse i konference/møde, og vedkommende deltager som repræsentant for HB, skal der efterfølgende deles erfaringer og relevant viden fra konferencen/mødet med Forbundet og HB.. Erfaringerne deles senest 14 dage efter det pågældende arrangement på den interne Facebookgruppe eller tilsvarende kanal og evt. direkte til HB og sekretariatet på mail.
8. Ved uoverensstemmelser i et udvalg eller en ad hoc-gruppe kan HB mægle.
Landsformanden udgør sammen med direktøren Forbundets repræsentanter ved ECF’s årsmøde.
1. Cyklistforbundets eksterne repræsentanter, som ikke udgør en del af sekretariatet, indsender hvert år en rapport om deres virke og eventuelle resultater i forbindelse med deres eksterne arbejde i det forgangne år inden udløb af 1. kvartal.
2. Efter HB's konstituering udpeger HB Forbundets eksterne repræsentanter for det følgende år. Sekretariatet kontakter de eksterne repræsentanter, som ikke er repræsenteret ved HB-mødet.
1. HB træffer nærmere afgørelse om uddelegering af arbejde og ansvar til afdelinger, repræsentanter og udvalg.
Udvalg og ad hoc-grupper nedsat af HB samt eksterne repræsentanter, som beskæftiger sig med sager af betydning for lokalområder, hvor der findes afdelinger eller repræsentanter, skal forhøre sig om de pågældende afdelinger/repræsentanters synspunkter og må ikke handle i strid med disse. Eventuelle tvister mellem landsdækkende udvalg og afdelinger/repræsentanter afgøres i HB.
2. Afdelingers og repræsentanters henvendelse til centrale offentlige myndigheder skal forinden forelægges sekretariatet. Henvendelse til lokale myndigheder og statslige myndigheders lokale repræsentanter om lokale spørgsmål besluttes af de lokale afdelinger og repræsentanter.
Afdelinger og repræsentanter kan fremføre synspunkter over for lokale myndigheder i nabokommunerne, hvor Cyklistforbundet ikke er repræsenteret. Dette skal dog være efter aftale med sekretariatet, bl.a. for at undgå dobbelthenvendelser.
3. Ved behandling af større sager og ved ændringer i Forbundets politik på væsentlige områder skal de aktive inddrages i debatten.
1. Mødeplan
Der afholdes mindst 4 møder i HB pr. år. På første ordinære HB-møde efter landsmødet vedtager HB en mødeplan, som bringes på hjemmesiden.
2. Dagsorden
Landsformanden udarbejder sammen med direktøren et forslag til dagsorden, der inklusiv bilag udsendes senest til weekenden før mødet. Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter:
Godkendelse af dagsorden
Godkendelse af referat fra seneste HB-møde
Opfølgningspunkter fra seneste møde
Orientering fra direktør og landsformand
Økonomi
Eventuelt
Opfølgningspunkter fra dette møde
2. Udskudte sager fra forrige møde optages på dagsordenen.
3. Hvis der på HB-mødet fremkommer sager af hastende karakter, kan disse optages til beslutning, selv om de ikke fremgår af den udsendte dagsorden.
4. Et HB-medlem kan senest 14 dage forud for et HB-møde fremsende en sag, der ønskes optaget på dagsordenen. Sagen skal indeholde titel, beskrivelse af problem eller potentiale, relevante fakta, forskellige synsvinkler, og hvorvidt sagen ønskes drøftet, eller om der skal træffes en beslutning. Såfremt der skal træffes en beslutning, skal sagen indeholde forslag til én eller flere beslutningsalternativer.
5. HBs medlemmer kan forud for HB-mødet orientere om aktiviteter i egne afdelinger, diverse møder m.m., hvis det vurderes relevant for HB.
3. Mødets afvikling
Afbud til HB-møder skal meddeles til sekretariatet og landsformanden, ligesom forsinkelser til et møde så vidt muligt meddeles pr. telefon eller sms til direktør eller landsformand. Møderne ledes af landsformanden eller af den, som landsformanden overdrager opgaven til. Ved mødets afslutning gøres der status over de punkter, der må overføres til næste møde. Suppleanterne kan deltage i møderne på lige fod med HB-medlemmer, men har dog ikke stemmeret.
Kun tilstedeværende HB-medlemmer kan deltage i afstemninger. Fraværende HB-medlemmer og suppleanter kan indgive skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter. Ved HB's behandling af vigtige sager, der er forberedt af udvalg, ad hoc-gruppe eller andre, kan den eller de, der har forberedt sagen, være repræsenteret på mødet under det behandlede punkt.
I tilfælde, hvor afholdelse af et HB-møde efter formandens opfattelse ikke kan afventes, kan HB træffe beslutning ved skriftlig, elektronisk eller telefonisk afstemning blandt bestyrelsesmedlemmerne.
4. Referat
Der udfærdiges referat efter følgende retningslinjer:
Præsentation af problemstillinger, herunder referencer.
Præsentation af væsentlige synspunkter i sagsbehandlingen.
Præsentation af beslutning, herunder reference til personer, udvalg eller lignende, der skal effektuere beslutningen.
Referatet udfærdiges således, at det også er brugbart for personer uden for HB.
Referatet justeres af formanden inden mangfoldiggørelse og udsendes til HB senest 7 dage efter det afholdte HB-møde med 7 dages frist for kommentarer. Referatet godkendes på mail efter eventuelle rettelser og offentliggøres derefter på hjemmesiden.
Sager kan afgøres per e-mail.
1. Ingen må deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem Forbundet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem Forbundet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri.
2. Enhver har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, hvis et flertal af de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning.
1. HB-medlemmer, ansatte og andre, der deltager i HB møderne, har tavshedspligt omkring personlige oplysninger (persondata) samt i forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser.
2. Tavshedspligten er også gældende efter udtræden af HB. Om overtrædelse af tavshedspligten gælder dansk rets almindelige regler om straf- og erstatningsansvar.
3. HBs beslutninger kan refereres, medmindre HB beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. HBs interne drøftelser må ikke refereres.
1. Budgettet godkendes af HB efter oplæg fra Sekretariatet og godkendes endeligt af landsmødet.
2. HB har den overordnede bevillingskompetence. BU bemyndiges til at bevilge penge til afdelinger og repræsentanter.
3. BU udarbejder retningslinjer for ansøgningsprocessen, tidsfrister og kriterier for bevillinger.
Ved HB-relevant kommunikation mellem HB-møder bør anvendes en mailliste omfattende alle HB-medlemmer samt suppleanter. Såfremt kommunikationen er relevant for andre, kan yderligere mailadresse(r) tilføjes den enkelte mailkorrespondance.
Ved oprettelse af en afdeling indkaldes skriftligt alle medlemmerne i afdelingens virkeområde til den stiftende generalforsamling. I den stiftende generalforsamling deltager så vidt muligt en medarbejder fra sekretariatet eller et HB-medlem.
1. HB kan, jf. vedtægternes § 22, udpege lokale repræsentanter. De lokale repræsentanter varetager forbundets interesser i en kommune, hvor der ikke i forvejen er en afdeling.
2. De lokale repræsentanter indsender en afrapportering af det lokale arbejde i det forgangne år inden udgangen af 1. kvartal.
HB foranlediger, at der afholdes længerevarende temamøder/seminarer om aktuelle emner efter behov. Udgifterne afholdes af Forbundet.
Ændringer af forretningsordenen vedtages på et HB-møde, efter at forslag herom er optaget på dagsordenen og udsendt med denne.